ההבדל בין איך שחושבים שזה עובד לאיך שזה באמת עובד
כשמבקשים מבעל תפקיד לתאר תהליך, הוא בדרך כלל מתאר את הגרסה האידיאלית. הצעד הראשון האמיתי הוא לשבת מול מי שבאמת מבצע את התהליך יום יום ולכתוב את השלבים בפועל, כולל העוקפים והפתרונות הזמניים שהתפתחו עם הזמן.
שלושה סימנים שזמן נשרף
פעולה חוזרת בתדירות גבוהה שלא דורשת שיקול דעת, מידע שמוקלד פעמיים במקומות שונים, והמתנה לאישור שעוצרת את כל התהליך עד שמישהו יגיב.
איך זה נראה אצלי בפועל
בפרויקטים גדולים ומורכבים, לפני שקופצים לפתרון, אני עובד בשלב אפיון אסטרטגי ממוקד: שאלון עומק מותאם לעסק, מעבר וניתוח של החומרים, התהליכים והכלים הקיימים, ועבודה מאחורי הקלעים על כיווני פתרון אפשריים. בהמשך לזה, בפגישת עומק אנחנו ממפים יחד את התהליכים המרכזיים בעסק, מזהים צווארי בקבוק ובזבוזי זמן, בוחנים הזדמנויות לאוטומציה וייעול, ועוברים על המלצות לכלים רלוונטיים, כולל פתרונות AI במקומות שמתאימים. התוצאה היא תמונת מצב חדה ותכנית פעולה ישימה עם כיווני פעולה פרקטיים, לא רשימת כלים כללית.
שאלה למחשבה
לפני שממפים תהליך, שווה לשאול: אילו שלבים בתהליך קיימים כי מישהו פעם קבע ככה, ולא כי הם עדיין נחוצים?
מה עושים עם המיפוי
לא כל צוואר בקבוק דורש טכנולוגיה. לפעמים השינוי ארגוני, מי מאשר ובאיזה שלב, ולפעמים הוא באמת דורש אוטומציה. המיפוי עצמו הוא מה שקובע מה נכון.