תחשבו על Copilot כעל עוזר חדש שקיבל את המחשב שלכם עם כל מה שפתוח בו. הוא לא יודע כלום על העולם שלכם מעבר לזה, ולא צריך לספר לו מה כתוב במייל של אתמול. הוא יכול לפתוח אותו לבד.
← לכל המדריכיםCOPILOT
Copilot ב-Microsoft 365: מה הוא עושה ב-Word, Excel, Outlook ו-Teams, ובמה הוא שונה מ-ChatGPT
ChatGPT לא מכיר את המיילים שלכם. Copilot מכיר, ורואה בדיוק מה שאתם רואים ב-Microsoft 365. זה היתרון שלו, וזה גם הסיכון.
המדריך הזה מבוסס על התיעוד של Microsoft ב-Microsoft Learn ובמרכז התמיכה, ועל מה שראיתי אצל עסקים שהפעילו את Copilot ואז הופתעו ממה שהוא מצא. הוא מיועד לבעל עסק שמתלבט אם התוספת שווה את זה, למי שכבר עובד עם Microsoft 365 כל יום ורוצה לדעת מאיפה להתחיל, ולמי שמנהל את הסביבה וצריך לסדר הרשאות לפני שמדליקים.
להתחיל לקרוא ↓01 · מה זהלמי שרק מתחיל למי שכבר משתמש לטכניים
מה Copilot עושה אחרת מ-ChatGPT
Copilot מחבר מודל שפה לנתונים של הארגון שלכם דרך Microsoft Graph: מיילים, קבצים, פגישות, צ׳אטים. כשאתם שואלים אותו משהו, הוא קודם מחפש אצלכם, מצרף את מה שמצא לשאלה, ורק אז שולח למודל. לפי Microsoft, הוא רואה רק מה שיש למשתמש הרשאה לראות.
פרומפט באפליקציה←חיפוש ב-Microsoft Graph←המודל←תשובה עם מקורות
ב-ChatGPT או ב-Claude אתם מביאים את ההקשר בעצמכם: מדביקים את המייל, מעלים את הקובץ. ב-Copilot ההקשר כבר שם. בתיעוד הארכיטקטורה Microsoft מתארים ארבעה שלבים: המשתמש כותב פרומפט באפליקציה, Copilot מעשיר אותו בנתונים מ-Microsoft Graph (התהליך נקרא grounding), הפרומפט המועשר נשלח למודל, והתשובה חוזרת לאפליקציה.
הנקודה שכולם מפספסים בהתחלה: Copilot לא מקבל גישה מיוחדת. הוא פועל בשם המשתמש, עם ההרשאות של המשתמש. Microsoft כותבים במפורש שהפעולה בתוך גבול השירות של Microsoft 365 לא נותנת ל-Copilot ראייה על כל הארגון, והגישה תמיד מוגבלת להרשאות של מי שמחובר. זה נכון על הנייר, וזה בדיוק המקום שבו הרשאות רחבות מדי הופכות לבעיה. על זה בהמשך.
בשיחה עם Copilot אפשר להצביע על קבצים, פגישות ומיילים ספציפיים ולבקש שיעבוד עליהם. זה מצמצם את מרחב החיפוש ומשפר את התשובה. Microsoft מתעדים את זה ב-Word: מקלידים / בחלון הצ׳אט ומתחילים לכתוב שם של מסמך, מייל או פגישה.
השכבה שמאחורי החיפוש היא האינדקס הסמנטי: ייצוג וקטורי של תוכן מ-Microsoft Graph ברמת הדייר וברמת המשתמש. Microsoft כותבים שהוא נוצר אוטומטית, מכבד את גבולות ההרשאות, ואי אפשר לכבות אותו. אפשר להוציא ממנו אתרי SharePoint שלמים דרך ההגדרה שמונעת מהאתר להופיע בתוצאות חיפוש.
על השםMicrosoft שינו את השם הרשמי מ-Microsoft 365 Copilot ל-Microsoft Copilot, ובחלק מהמסכים והרישיונות עדיין כתוב השם הישן. בתיעוד שלהם מופיעים שני השמות. במדריך הזה נקרא לו Copilot, והכוונה לגרסה הארגונית שמחוברת ל-Microsoft 365.
מקור רשמי: Microsoft Learn, How does Microsoft Copilot work ↗02 · כלול מול בתשלום
למי שרק מתחיל למי שכבר משתמש לטכניים מקור רשמי: Microsoft Learn, Overview of Microsoft Copilot Chat ↗
הצ׳אט שכבר יש לכם, מול התוספת בתשלום
ברוב רישיונות Microsoft 365 כבר יש Copilot Chat: צ׳אט מאובטח שמבוסס על האינטרנט, ועובד על הנתונים שלכם רק אם אתם מעלים אותם או פותחים אותם ב-Outlook וב-Teams. התוספת בתשלום היא זו שמחברת אותו אוטומטית ל-Microsoft Graph ומכניסה אותו לתוך Word, Excel ו-PowerPoint.
Microsoft מתארים שלוש רמות. Copilot Chat הבסיסי כלול ברישיונות הזכאים, מבוסס על מידע מהאינטרנט, ומשתמש בתוכן ארגוני רק אם סיפקתם אותו במפורש: העלאה, הדבקה, או תוכן שפתוח מולכם ב-Outlook ו-Teams. בלי רישיון התוספת אין לו גישה ל-Microsoft Graph. הרמה השנייה נותנת גישה רגילה לחלק מהיכולות בתוך Word, Excel ו-PowerPoint, בכפוף לעומס על השירות.
התוספת בתשלום (Microsoft 365 Copilot, ובתיעוד החדש Premium) היא זו שמדריכים כמו זה מדברים עליה: גישה אוטומטית לנתונים הארגוניים דרך Graph והאינדקס הסמנטי, עדיפות בזמני עומס, וה-Copilot המלא בתוך האפליקציות. אם השאלה שלכם היא ׳למה Copilot לא מוצא את הקובץ שלי׳, התשובה הראשונה היא לבדוק איזו רמה יש לכם.
| יכולת | Copilot Chat (כלול) | התוספת בתשלום |
|---|---|---|
| תשובות על בסיס האינטרנט | כן | כן |
| הגנת נתונים ארגונית (EDP) | כן | כן |
| עבודה על קובץ שהעליתם או הדבקתם | כן | כן |
| חיפוש אוטומטי במיילים, בקבצים ובפגישות דרך Microsoft Graph | לא | כן |
| Copilot בתוך Word, Excel, PowerPoint | מוגבל, לפי הרישיון והעומס | כן, עם עדיפות |
| שאלות על פגישה ב-Teams וסיכום שלה | לא כחלק מ-Copilot Chat | כן |
לפני שקונים, תפתחו את הצ׳אט שכבר כלול לכם ותעלו אליו קובץ. אם זה כל מה שהצוות צריך, חסכתם. אם הצוות מתחיל לשאול ׳למה הוא לא מכיר את המייל מאתמול׳, הגעתם לגבול של הרמה הזו.
בחלון של Copilot כתוב איזו רמה יש לכם: Copilot Chat, Microsoft 365 Copilot בסיסי, או Premium. Microsoft הוסיפו את התוויות האלה בדיוק כי אנשים לא ידעו מה יש להם.
ההבדל הטכני הוא ה-grounding: הרמה הכלולה מקבלת web ותוכן שסופק בפרומפט, הרמה בתשלום מקבלת Graph, האינדקס הסמנטי ו-Work IQ. גם הבקרות שונות: לרמה בתשלום יש דוחות שימוש ובקרות ניהול מורחבות במרכז הניהול.
03 · לפי אפליקציה
מקור רשמי: Microsoft Support, Catch up on meetings with Copilot in Teams ↗
מה הוא עושה בכל אפליקציה
ב-Word הוא מנסח ומסכם, ב-Excel הוא כותב נוסחאות ומנתח, ב-Outlook הוא מסכם שרשורים ומנסח תשובות, ב-Teams הוא מסכם פגישות ועונה על שאלות עליהן, וב-PowerPoint הוא בונה מצגת מתוך מסמך. הטבלה מפרטת שלושה דברים קונקרטיים לכל אפליקציה, מתוך התיעוד של Microsoft.
השורה של Teams דורשת תמלול. Microsoft כותבים שכדי לשאול את Copilot על מה שנאמר בפגישה אחרי שהיא נגמרה, חייב להיות תמליל זמין. ב-PowerPoint, יצירת מצגת מקובץ עובדת על קובץ אחד בכל פעם, ו-Microsoft עצמם כותבים שהתוצאה צריכה לעבור עריכה אנושית.
| אפליקציה | שלושה דברים ש-Copilot עושה שם |
|---|---|
| Word | טיוטה מפרומפט, ממתווה או מקובץ אחר. שכתוב טקסט מסומן ושינוי טון. סיכום המסמך ושאלות עליו, במצב שלא עורך אותו |
| Excel | שאלות על הנתונים עם תשובות כגרפים, טבלאות ציר ומגמות. עמודות נוסחה חדשות והסבר על נוסחאות קיימות. מיון, סינון ועיצוב מותנה לפי בקשה |
| Outlook | סיכום שרשור ארוך עם הפניות למיילים המקוריים. ניסוח מייל מפרומפט עם שליטה בטון ובאורך. יצירת הזמנה לפגישה מתוך מייל, עם כותרת וסדר יום מוכנים |
| Teams | סיכום פגישה עם מי אמר מה. הצעת משימות להמשך. שאלות תוך כדי פגישה ואחריה, למשל ׳על מה עוד לא הסכמנו׳ |
| PowerPoint | מצגת חדשה מתוך מסמך Word או PDF. הוספת שקף מתוך קובץ. סיכום ועריכה של מצגת קיימת |
04 · מאיפה מתחיליםלמי שרק מתחיל למי שכבר משתמש לטכניים מקור רשמי: Microsoft Support, Welcome to Copilot in Outlook ↗
מאיפה עסק קטן מרוויח קודם
ארבעה דברים שמחזירים את ההשקעה מהר: סיכומי פגישות ב-Teams, ניסוח וסיכום ב-Outlook, שרשור ארוך שאף אחד לא קרא, ונוסחאות ב-Excel. כולם עובדים על מידע שכבר קיים אצלכם, ואף אחד מהם לא דורש ללמוד לכתוב פרומפטים.
- שבוע ראשון, Teams: תדליקו תמלול בפגישות פנימיות, ואחרי כל פגישה תבקשו סיכום ומשימות. תשוו לסיכום שמישהו כתב ידנית
- שבוע שני, Outlook: תבחרו את השרשור הכי ארוך בתיבה ותלחצו על סיכום. אחר כך תבקשו טיוטת תשובה, ותערכו אותה במקום לכתוב מאפס
- שבוע שלישי, Excel: תפתחו גיליון עם נתונים מסודרים בטבלה ותשאלו ׳מה המגמה׳ ואז ׳תוסיף עמודה שמחשבת׳. תבדקו את הנוסחה שהוא כתב לפני שסומכים עליה
- שבוע רביעי: תשאלו את הצוות מה חסך זמן ומה לא. זה מה שמחליט אם התוספת נשארת
אם אתם מתחילים ממקום אחד, תתחילו מ-Outlook. כולם משתמשים בו, הסיכום של שרשור מורגש מיד, ואין מה להגדיר.
ב-Excel התוצאה תלויה בסדר של הנתונים. מה שראיתי: גיליון עם כותרות ברורות ושורה אחת לרשומה נותן תשובות טובות. גיליון עם תאים ממוזגים וכותרות כפולות נותן ניחושים.
סיכומי פגישות ותמלילים נשמרים כנתוני הדייר וכפופים למדיניות השמירה שלכם. Microsoft כותבים שמנהלים יכולים לחפש אינטראקציות עם Copilot ב-Content search וב-Purview, ולהגדיר להן מדיניות שמירה. תוודאו שהמדיניות שלכם מכסה גם אותן.
05 · איפה זה מאכזבלמי שרק מתחיל למי שכבר משתמש לטכניים מקור רשמי: Microsoft Learn, Restricted SharePoint Search ↗
שלושה מקומות שבהם Copilot מאכזב
הוא לא רואה מה שאין לכם הרשאה אליו, ולכן ׳למה הוא לא מצא׳ היא כמעט תמיד שאלה של הרשאות. קבצים מבולגנים נותנים תשובות מבולגנות. ובכיוון ההפוך: הרשאות רחבות מדי גורמות לו למצוא דברים שלא היו אמורים להימצא.
האכזבה הראשונה מגיעה בשבוע הראשון: מישהו שואל על פרויקט, ו-Copilot עונה מתוך שני קבצים ישנים ומפספס את הנכון. ברוב המקרים הקובץ הנכון יושב ב-OneDrive של מישהו אחר בלי שיתוף, או באתר SharePoint שהמשתמש לא חבר בו. Copilot לא מקבל שם גישה, וזה נכון. הפתרון הוא לשתף את הקובץ.
האכזבה השנייה היא איכות. שלוש גרסאות של אותו מחירון בשלוש תיקיות, ו-Copilot בוחר אחת. Microsoft אומרים את זה בעצמם: הכלי עובד הכי טוב כשהתוכן מעודכן ומנוהל, וממליצים לארכב אתרים לא פעילים ולנקות. ניקוי לפני ההפעלה שווה יותר מכל הדרכה.
האכזבה השלישית הפוכה, והיא המסוכנת. אתר תקציב שמישהו פתח לפני שנתיים עם הרשאה לכל הארגון, ואף אחד לא נכנס אליו כי אף אחד לא ידע שהוא קיים. Copilot יודע. Microsoft משתמשים בדיוק בדוגמה הזאת בתיעוד של Restricted SharePoint Search: עובד שואל על תקציב, ומקבל תשובה מאתר שלא עבר בדיקת הרשאות. ההרשאה הייתה שם כל הזמן.
לפני שמתלוננים ש-Copilot לא מוצא, תבדקו אם אתם יכולים למצוא את הקובץ בעצמכם בחיפוש של Microsoft 365. אם לא, גם הוא לא.
תבקשו מ-Copilot להראות מאיפה התשובה. ההפניות למקורות הן החלק הכי שימושי בה: הן מגלות גם מה הוא מצא וגם מה חסר.
האינדקס ברמת הדייר נבנה מקבצי טקסט ב-SharePoint Online שנגישים לשניים או יותר משתמשים, ומתעדכן פעם ביום. קובץ שרק בעליו רואה יושב באינדקס של המשתמש בלבד. זה מסביר למה ׳שיתפתי אתמול והוא עוד לא מוצא׳ קורה.
06 · לפני שמפעיליםלמי שרק מתחיל למי שכבר משתמש לטכניים מקור רשמי: Microsoft Learn, Get ready for Copilot with SharePoint Advanced Management ↗
מה מסדרים לפני שמדליקים
הרשאות ב-SharePoint וב-OneDrive, תוויות רגישות על מה שבאמת רגיש, ודף מדיניות קצר. שלושה דברים, בסדר הזה. Microsoft מספקים דוחות שמראים מה משותף עם כל הארגון, וזה המקום להתחיל.
- תריצו את דוחות ניהול הגישה לנתונים במרכז הניהול של SharePoint. הדוח על ׳כל הארגון חוץ מאורחים׳ מראה את מאה האתרים שהכי הרבה תוכן בהם משותף לכולם. שם מתחילים
- תעברו על הגדרות השיתוף. Microsoft כותבים שברירת המחדל של SharePoint היא האפשרות הכי פתוחה. תצמצמו קישורי ׳כל אחד׳ ותגדירו תפוגה לקישורים
- תסמנו את מה שרגיש בתוויות רגישות: שכר, חוזים, נתוני לקוחות. Copilot מכבד את זכויות השימוש שהתווית מגדירה, ותוכן מוצפן שאין למשתמש זכות אליו לא מופיע בתשובה
- לאתרים שחייבים להישאר נגישים אבל לא אמורים לצוץ בחיפוש, תפעילו Restricted Content Discovery. הוא מוציא אותם מתוצאות Copilot בלי לשנות הרשאות
- תכתבו דף מדיניות. מה מותר לבקש מ-Copilot, מה עובר בדיקה לפני שיוצא ללקוח, ולמי מדווחים. יש לזה מדריך נפרד
אין לכם איש IT? תבקשו ממי שמנהל לכם את Microsoft 365 צילום מסך אחד: דוח השיתוף הרחב. אם יש שם אתרים שאתם לא מזהים, זו העבודה הראשונה.
תוויות רגישות עובדות רק אם אנשים משתמשים בהן. תבחרו שתיים או שלוש, בשמות שכולם מבינים, ותסבירו בפגישת צוות. עשר תוויות שאף אחד לא בוחר שוות פחות משתיים שכולם בוחרים.
בקרות במרכז הניהול של Microsoft 365: תפקיד AI Administrator לניהול Copilot בלי הרשאות Global Admin, מדיניות שמאפשרת או חוסמת חיפוש באינטרנט, ניהול סוכנים ב-Integrated apps, ו-Purview לשמירה ולביקורת של אינטראקציות. Restricted SharePoint Search הוא פתרון זמני לפי Microsoft, מוגבל למאה אתרים, ואיננו גבול אבטחה: הוא לא משנה הרשאות, וגם כשהוא פעיל משתמש רואה קבצים שניגש אליהם לאחרונה.
07 · עברית
עברית: מה Microsoft מתעדים
עברית מופיעה ברשימת השפות הנתמכות של Copilot לפרומפטים ולתשובות. Microsoft כותבים שאיכות הפלט בשפות שברשימה נבדקה על פני כל היכולות ועומדת בדרישות שלהם לשחרור ארגוני, ושהכלי תומך בפחות שפות ממה שממשק Teams ו-Office מציעים. מעבר לזה הם לא מבטיחים.
מה שראיתי: ניסוח וסיכום בעברית מסתדרים. תמלול פגישות בעברית תבדקו על פגישה פנימית אחת לפני שסומכים על זה מול לקוח, כי הסיכום טוב בדיוק כמו התמליל שמתחתיו.
שפה מעורבתרוב הצוותים בישראל עובדים בעברית עם מונחים באנגלית. Copilot מתמודד עם זה, אבל כשהתשובה יוצאת עילגת, תנסו לבקש אותה באנגלית ולתרגם. זה עוקף חלק מהבעיות בלי לשנות שום הגדרה.
מקור רשמי: Microsoft Support, Supported languages for Microsoft Copilot ↗08 · מחר בבוקרלמי שרק מתחיל למי שכבר משתמש לטכניים
מה עושים עם זה מחר בבוקר
תפתחו את Copilot Chat שכבר כלול לכם ותעלו אליו מסמך אחד. אחר כך תבקשו ממי שמנהל את Microsoft 365 את דוח השיתוף הרחב. שני הדברים האלה, לפני כל החלטה על רישיון, יגידו לכם אם אתם מוכנים לתוספת ומה צריך לסדר לפני.
- תבדקו איזו רמה של Copilot יש לכם היום. זה כתוב בחלון עצמו
- תבחרו שלושה אנשים שחיים במיילים ובפגישות, ותתנו רק להם את התוספת לחודש
- תקבעו תאריך לבדיקת ההרשאות לפני שמרחיבים, ותכתבו את דף המדיניות במקביל
תרגיל של עשר דקות: תפתחו את השרשור הכי ארוך ב-Outlook ותלחצו על סיכום, אם הכפתור קיים אצלכם. אם הסיכום נכון, אתם מבינים מה Copilot מוכר. אם הכפתור לא שם, זו הרמה שאין לכם.
תבנו לצוות הקטן שמקבל את התוספת רשימה של חמש בקשות קבועות: סיכום פגישה, סיכום שרשור, טיוטת תשובה ללקוח, עמודת נוסחה, מצגת ממסמך. אחרי חודש תדעו איזו מהן נכנסה לשגרה.
לפני שמרחיבים: דוח הרשאות בסיסי, סריקה של אתרים עם שיתוף לכל הארגון, Restricted Content Discovery על מה שרגיש, ומדיניות שמירה ב-Purview שמכסה אינטראקציות עם Copilot. הרחבת הרישיונות מחכה לזה.
לפני שמדליקים לכולםCopilot מראה לכל עובד את מה שכבר היה לו הרשאה לראות. אם המחשבה הזאת מלחיצה אתכם, זו הסיבה לסדר הרשאות קודם.
שאלות שחוזרות
שאלות שאני שומע על זה
Copilot משתמש בנתונים שלנו כדי לאמן את המודל?
לפי התיעוד של Microsoft, פרומפטים, תשובות ונתונים שנגישים דרך Microsoft Graph לא משמשים לאימון מודלי הבסיס, כולל אלה שמשמשים את Copilot. האינטראקציות נשמרות בדייר שלכם, מוצפנות, וכפופות למדיניות השמירה שלכם.
איפה הנתונים מעובדים?
Microsoft כותבים שקריאות למודל מנותבות למרכזי הנתונים הקרובים, ויכולות לעבור לאזורים אחרים בזמני עומס. ללקוחות באיחוד האירופי יש התחייבות לגבול הנתונים האירופי. לקוחות מחוץ לאיחוד, וישראל ביניהם, עשויים לקבל עיבוד בארה״ב, באירופה או באזורים אחרים. אם לקוח שלכם דורש מיקום נתונים מסוים, זה מה שצריך לבדוק מולו.
צריך את התוספת בשביל כל עובד?
לא. רישיון התוספת הוא לכל משתמש בנפרד, ואפשר לתת אותו רק למי שעובד הרבה עם מיילים, פגישות ומסמכים. השאר יכולים להישאר עם Copilot Chat הכלול. תתחילו מקבוצה קטנה ותמדדו.
מקורות רשמיים
- Microsoft Learn, What is Microsoft Copilot (overview)
- Microsoft Learn, How does Microsoft Copilot work (architecture)
- Microsoft Learn, Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot
- Microsoft Learn, Overview of Microsoft Copilot Chat
- Microsoft Learn, Semantic indexing for Microsoft Copilot
- Microsoft Learn, Restricted SharePoint Search
- Microsoft Learn, Get ready for Copilot with SharePoint Advanced Management
- Microsoft Learn, Sensitivity labels
- Microsoft Support, Supported languages for Microsoft Copilot
- Microsoft Support, Welcome to Copilot in Word
- Microsoft Support, Get started with Copilot in Excel
- Microsoft Support, Welcome to Copilot in Outlook
- Microsoft Support, Catch up on meetings with Copilot in Teams
- Microsoft Support, Create a new presentation with Copilot in PowerPoint